درخواست رسمی

 

در کارشناسی در جریان پایان نامه ام یک مقاله ای به پستم خورد که از پختگی قلمش و موضوع جالبش بسیار لذت بردم، از شدت ذوق به سه تا نویسنده ی مقاله که اساتید دانشگاه های بنامی بودند ایمیلی فرستادم حاوی تشکر و حس درونم از خواندن مقاله شان، که دوتایشان هم به گرمی پاسخ ایمیلم را دادند.

 

در ارشد به دنبال اسکورینگ (نمره گذاری) پرسشنامه ای بودم که نویسنده ی مقاله ای آنرا در ایران استاندارد سازی کرده بود، به او ایمیلی دادم و پاسخی که دریافت کردم مثل ریختن پارچ آب سردی روی گرمای مغزم بود.

 

پاسخ تندش مرا یاد برخورد خانم دکتر ایکس انداخت.

 یک ترم در قسمت آموزش دانشکده مان کار دانشجویی می کردم، در روند کار گذرم به دفتر ریس و معاون دانشکده زیاد می‌خورد، یکبار معاون دانشکده، سرش شلوغ بود از من درخواستی کرد که یک سری مدارکی را به خانم ایکس تحویل بدهم، دقیقا به من گفتند خانم ایکس، و من هم نمی دانستم این خانم ایکس دکتر تشریف دارند. 

 

موقع ورود به اتاقش که شک داشتم اتاقش همان باشد، پرسیدم اینجا اتاق خانوم فلانی است و او هم با لحن تندی گفت خانم «دکتر» فلانی و من هنوز متوجه نبودم که خودش همان خانوم دکتر است و این تذکرش را نادیده گرفتم و با همان خانم فلانی ادامه دادم، که موجبات عصبانیت او را فراهم آوردم و چیزهایی به من گفت با لحن خشنی که الان یادم نیست ولی خیلی ناراحت شدم، خصوصا اینکه آن کار هم وظیمه ی من نبود و داشتم لطف میکردم، ولی به هر حال هر چقدر هم که من برخوردم رسمی و آکادمیک نبود، اما حساسیت و لحن تند او هم شایسته ی جایگاهش نبود. 

 

خب حالا کسی تو را دکتر خطاب نکند از شخصیتت کسر نمی شود، اما شخصیت ارباب رجوعت را بشکنی از شخصیتت کسر می شود، گویا یکبار یکی از همکلاسی های پسرم که او خیلی در برخوردها ریلکس بود را همین خانوم دکتر از اتاقش بیرون کرده بود. 

 

داشتم می گفتم از پاسخ ایمیلی که آن نویسنده ی مقاله که او هم خانم بود به من دادند.

 

ایشان با حوصله و دقیق ایمیلی را از قبل آماده کرده بودند که برای هر کسی که بدون چارچوبِ درست فنی و ادبی درخواستی از او می‌کرد آنرا در پاسخش می فرستاد. 

 

الحق که ایمیل بجایی بود، نحوه درخواست صحیح را و اصول درست نوشتن درخواست رسمی را در این شرایط با مثال گفته بود، نمونه هایی از درخواست ناصحیح مثل این مورد که من به این پرسشنامه نیاز دارم لطفا برام بفرستینش را ذکر کرده بود، و در نهایت یک نمونه نامه ی درخواست درست را آورده بود. 

 

 هر چند جوابش برایم تلخ آمد در ابتدا، اما به من آموزشی داد که آنرا کسی به من یاد نداده بود و خودم هم دنبال یادگیری اش نرفته بودم. 

 

خوشم آمد از او عذرخواهی و بخاطر این لطفش تشکر کردم. 

 

از آن به بعد هر وقت کاری دارم با کسی که دفعه ی اولم هست با او نوشتاری سخن می گویم آن چارچوب را رعایت می کنم. 

 

گاهی سراغ چیزهایی نمی رویم چون ضرورتش را احساس نکرده ایم، گاهی باید رفت دنبال یادگیری مسئله ای هر چند الان به آن نیاز نداریم اما می دانیم که به زودی با آن مواجه خواهیم شد. اگر خودمان مختارانه سراغش نرویم حادثه ها و شرایط به ما یاد خواهند داد ولی در این حالت ریسکی به همراه دارد که ممکن است به مزاجمان خوش نیاید، پس چه بهتر که خودمان آزادانه یاد بگیریمش تا اجبار یادگیری تلخی ضربتش را در ذهنمان ننشاند.

 

بد نیست در ایمیلم بگردم آن چارچوب درست نامه را در قالب مثال اینجا  بیاورم.

 

خب  یافتم نمونه ی درخواست رسمیِ درست در زیر آورده می شود:

 

 

سرکار خانم/آقای دکتر احمدی فر

با سلام و عرض ادب 

 

من زهرا محمدی فر دانشجوی ارشد روانشناسی در دانشگاه تهران هستم. موضوع پایان‌نامۀ دکتری من «بررسی شیوع مشکلات رفتاری در دبستان‌های شهر تهران» است، با راهنمایی خانم دکتر محمدی و آقای دکتر محمدیان. قرار است در این رسالۀ تحقیقی شیوع مشکلاتی از قبیل اضطراب و افسردگی در کودکان سنجیده شود. قصد دارم از ماه بهمن نمونه‌گیری خود را شروع کنم؛ تعداد ۵۰۰ نفر از کودکان ۷ تا ۱۲ ساله. در مطالعات خود متوجه شدم استفاده از مقیاس آخنباخ برای سنجش مشکلات رفتاری کودکان بسیار کارآمد خواهد بود. ازآنجاکه شما مقیاس آخنباخ را هنجاریابی کرده‌اید، بسیار ممنون خواهم بود اگر راهنمایی‌ام کنید که چطور می‌توانم به این مقیاس دسترسی پیدا کنم. در حال حاضر هدف من این است که مقیاس را به معلمان آموزش دهم و سپس آنان کودکان را ارزیابی کنند. 

 

چنانچه به اطلاعات بیشتری نیاز است، لطفاً به من اطلاع دهید. بسیار سپاسگزار خواهم بود اگر در فرصت مناسب به ایمیل من پاسخ دهید. 

 

با احترام. 

زهرا محمدی فر

 

 

 

 

نکات زیر هم در ایمیل آماده گفته شده بود، که چارچوب درخواست را قشنگ توضیح می دهد:

 

نکتۀ اول، رعایت «ادب» در نوشتن یک درخواست رسمی است. متأسفانه لحن بسیاری از نامه‌ها طلب‌کارانه است، گویی فرض کرده‌اند شخصی که نامه را دریافت می‌کند «وظیفه» دارد بی هیچ چشم‌داشتی، حتی رعایت ادب، درخواست آنان را اجابت کند. حال آنکه، در اینگونه موارد شخص دریافت‌کننده مشغله‌های فراوانی دارد، بعضاً بسیار مهم‌تر از پاسخ به چنین درخواست‌هایی. نتیجه اینکه لازم است نامه طوری نوشته شود که خواننده در پاسخ احساس کند به «اختیار» به درخواست‌کننده «کمک» می‌کند، نه اینکه احساس کند این کار را «وظیفۀ» او دانسته‌اند. ملاحظه کنید، این نمونه ی یک درخواست طلب‌کارانه است که من آن را دریافت کرده‌ام:

 

«سلام. من مقیاس رضایت را لازم دارم. لطفا برام بفرستید»

 

نکتۀ دوم، رعایت اصول ساختاری است، بدین معنی که نامۀ ارسالی باید در «ساختار» یک نامۀ رسمی نوشته شود. به­ طور خلاصه، نامه با خطاب محترمانه آغاز می‌شود، سپس عرض سلام و ادب، و بعد از آن، بدنۀ اصلی یا متن نامه است  که در آن اصل درخواست آورده می‌شود. بعد از متن اصلی، لازم است از مخاطب بابت پاسخ احتمالی، صمیمانه قدردانی شود. و در پایان، نام نویسنده به­ عنوان امضا آورده می‌شود. 

 

باز هم به‌عنوان نمونه، درخواست زیر با وجود اینکه کوشیده است محترمانه و مؤدبانه باشد، اما در ساختار رسمی نوشته نشده است: 

 

«سلام. حالتون خوبه؟ من دانشجوی روانشناسی هستم و به مقیاس  رضایت احتیاج دارم. خیلی ممنون میشم اگر به من بگید که چطور میتونم مقیاس رو پیدا کنم. همه هزینه هاش رو هم پرداخت میکنم. در پناه خدا باشید»

 

نکتۀ سوم و آخر اینکه متن اصلیِ درخواست باید به اندازۀ کافی واضح و روشن باشد، به‌عبارت بهتر، باید حداقل شامل این موارد باشد: معرفیِ خود، نحوۀ آشنایی با شخصِ دریافت‌کننده و سپس توضیحات لازم دربارۀ کاری که قرار است انجام شود. درباب «توضیحات لازم» می­توان گفت مثلا اگر درخواست دربارۀ مقیاس عزت نفس است، باید توضح داده شود که چرا این مقیاس مورد نیاز است، قرار است چطور از آن استفاده شود، گروه سنی هدف کدام است، چه کسانی پاسخگوی سؤالات مقیاس خواهند بود، و اینکه هدف و سوالات تحقیق چه هستند. طبیعی است، چنانچه درخواست‌کننده وقت و انرژی لازم را برای نوشتن یک درخواست محترمانه، درست و روشن به خرج ندهد، نمی‌توان هیچ انتظاری از مخاطب داشت که به آن درخواست پاسخ دهد.